Érase una vez en la selva que hubo una reunión de changos, para tratar un problema. Todos los changos se presentaron desde el amanecer, pero al poco tiempo aquello era un alboroto total. Brincaban incesantemente entre las ramas de los árboles; vociferaban echándose la culpa unos a otros; y sin pensarlo mucho desaprobaban las soluciones propuestas. Ya había llegado la tarde y no se había llegado a conclusión alguna.
Un búho los había estado observando desde el tronco de su árbol, y temeroso de que tal desorden no le permitiera su cacería nocturna, decidió tomar cartas en el asunto y ofrecerse para ayudarlos. Para todos los animales, incluso para los changos, el búho era considerado un interlocutor con mucha experiencia y sabiduría, por lo que aceptaron gustosos su ayuda.
La reunión, encabezada por el búho, tuvo un éxito sorprendente, y todos se pudieron ir a dormir tranquilos, una vez establecido que tendrían que hacer, para resolver su problema.
¿Qué tácticas utilizó el búho para lograrlo?
Es bien conocido que las juntas en la empresa, por lo general son tortuosas e interminables, es como prepararse para una batalla, los participantes se preparan para no estar de acuerdo y para justificarse porque no hicieron algo, el resultado son largas horas tediosas y sin resultados.
Quizá el problema principal de estas juntas improductivas es su falta de planeación y seguimiento lo que desemboca en pocos o nulos resultados.
Los ingredientes para tener una junta productiva son:
Definir el o los objetivos que se quieren abordar en la junta y que resultados se esperan obtener.
Designar un Moderador o líder de la junta, esta persona será la responsable de citar a la junta, de enviar la minuta de la reunión anterior a los participantes y de ser necesario juntar las presentaciones de los participantes para la nueva reunión.
Planear las reuniones con fecha y horario, cuando inicia y cuando termina la reunión. Las juntas que duran más de una hora es muy probable que se desperdicie mucho tiempo en discusiones estériles y pocos resultados.
Las reuniones productivas deben contar con el índice y el contenido predefinido antes de la junta, esto es, se debe contar con los temas y los responsables de presentar/informar.
La junta debe tener una sección para revisar el estatus de los acuerdos de la o las reuniones anteriores, esto es revisar los avances y las necesidades de recursos, en su caso, para concluir con el resultado acordado.
El último punto de la reunión debe contener lista de acuerdos de la junta (actual), así como las fechas compromiso y los responsables.
Por supuesto que el elemento principal para una junta productiva es el compromiso y la disciplina de los participantes para informar y cumplir con los objetivos acordados.
La forma para informar los resultados sugerida debe ser al grano y sin excusas, se informa el resultado, si el resultado está entre el 95 y el 100% no se agrega ninguna explicación, si el resultado informado es menor al 95% en el desempeño, se da una breve explicación del porqué del resultado y se agrega una fecha compromiso en la cual se obtendrá el resultado acordado y de qué manera se va a hacer.
Es muy recomendable no hacer discusiones ni polemizar sobre los puntos acordados o los resultados obtenidos, las diferencias se tratan en reuniones por separado y siempre con un moderador de promedio.
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